Потеря трудовой книжки – всегда проблема, особенно для работника. Но далеко не все плохо, если вы работали даже у нескольких работодателей.
Вы можете восстановить трудовую книжку несколькими способами, но самый легкий и выгодный из них – восстановление через ПФР. О том, как достаточно просто и быстро это сделать, и пойдет речь в настоящей статье.
Что такое трудовая книжка?
– не просто бланк для внесения записей работодателями, это еще и практически главный документ работника.
Именно трудовая книжка может подтвердить стаж и опыт работы, именно по ней начисляется пенсия по выработке лет, и именно трудовая книжка необходима при возникновении трудовых споров между работодателем и работником.
Но нередко случается так, что трудовая книжка теряется, например, ввиду непредвиденных обстоятельств, таких как пожар или природные катаклизмы, либо же теряется по неосторожности – забыли где-то документы или же их украли.
В любом случае, восстанавливать трудовую книжку нужно, хотя занятие это и долгое, мучительное и затратное, особенно, если вы переезжали из города в город и часто меняли работодателей.
Но в целом, при помощи Пенсионного Фонда можно восстановить буквально за один или два месяца.
В зависимости от того, по чьей вине была утеряна трудовая книжка, и правила ее восстановления, а также алгоритм действий будет значительно отличаться.
Что делать, если работодатель потерял трудовую?
Работодатель сам занимается восстановлением.
При приеме на работу, работник предоставляет своему будущему работодателю трудовую книжку, которая на протяжении всего периода работы хранится у него и выдается работнику на руки только при увольнении.
Если трудовая книжка была утеряна или же испорчена по вине работодателя, то он не только обязан своими силами восстановить документ работника, но и несет ответственность за виновные действия.
Работодатель может потерять трудовую либо по своей прямой вине – по халатности, либо же в случае стихийного бедствия или ЧП. При потере трудовых в последнем случае, как правило, теряются книжки всех сотрудников.
В таком случае, специальная комиссия субъекта занимается восстановлением документов, в случае же потери ввиду халатного отношения, работодатель обязан сам восстановить документ работника, а также он несет при этом дисциплинарное наказание.
Однако работник после уведомления о потере трудовой обязан составить на имя руководителя соответствующее заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Иной порядок для начала восстановления не предусмотрен.
К тому же, работник обязан подтвердить свой трудовой стаж до момента устройства к настоящему руководителю. Вопрос о том, как все это должно происходить, никак не урегулирован законом.
Способы восстановления
При утере трудовой книжки самим работником, ввиду различных причин, вся ответственность за восстановление документов лежит на нем самом.
Единственный путь восстановления трудовой в таких случаях – запрос данных от всех прежних работодателей.
Но поскольку многие работники достаточно часто меняют работу, метод этот ненадежный, да и сильно трудоемкий. Кроме того, может случиться и так, что прежние компании и организации были сокращены либо же ликвидированы. В таком случае восстановление данных невозможно.
Именно в этих ситуациях можно обратиться в Пенсионный Фонд для получения дубликата в максимально короткие сроки.
Копия и дубликат разные понятия.
Восстановление трудовой книжки по его копии в принципе возможно, но при этом должно быть соблюдено несколько условий, а именно:
- Копия должна быть хорошего качества;
- На копии должны присутствовать все страницы трудовой книжки, начиная от первой (титульного листа) и заканчивая последней записью;
- Копия трудовой в обязательном порядке должна быть заверена нотариально.
Только в этом случае можно быстро и легко восстановить трудовую книжку, не затрачивая много сил и времени. Восстановление трудовой в этом случае происходит по определенному алгоритму, о котором следует сказать подробнее.
Этапы восстановления
При восстановлении трудовой книжки через заверенную копию документа, следует выполнить следующую последовательность действий:
- Направить настоящему руководителю заявление с просьбой выдать дубликат трудовой и приложить к нему заверенную копию трудовой. Направлять такое заявление лучше всего через секретаря, либо же через почту заказным письмом. Делается это для того, чтобы в случае отказа в восстановлении трудовой книжки или же игнорирования просьбы, были доказательства направления такого заявления работодателю для суда;
- Дождаться решения работодателя о выдаче дубликата трудовой книжки и получить непосредственно дубликат на руки, либо же сразу предоставить книжку руководителю.
Таким образом, восстановить трудовую книжку при помощи работодателя, а вернее получить ее дубликат можно достаточно просто, но только в том случае, когда имеющаяся у вас копия трудовой соответствует определенным параметрам.
Получение дубликата в ПФР
Порядок действий для получения дубликата.
Если же копии трудовой книги у вас нет или она вызывает сомнения, а запросить данные от всех прежних руководителей не представляется возможным, то в этом случае можно обратиться в Пенсионный Фонд для получения дубликата документа.
Для этого следует выполнить следующее:
- найти виновного. В зависимости от того, по чьей вине была утеряна трудовая, будет отличаться и остальной алгоритм действий по восстановлению. При вине работодателя, он обязан самостоятельно собрать все данные. Если же книжку потерял сотрудник, то он должен самостоятельно предоставлять нужные сведения;
- предоставить выписку или копию трудовой, если такая имеется. Желательно, если они будут заверены нотариусом либо же организацией;
- представить все имеющиеся документы о трудоустройствах – копии приказов о принятии и увольнении, справки, дополнительные соглашения и так далее;
- написать заявление о получении сведений из архива через ПФР. Услуга предоставляется полностью бесплатно. Но при этом определенных сроков ее оказания нет. Как правило, поиски затягиваются не больше месяца, хотя в некоторых случаях могут достигать и полугода;
- получение сведений из ПФР и передача их своему руководителю для последующей выдачи дубликата книжки.
Таким образом, восстановление трудовой через ПФР – возможность быстро и бесплатно получить все требуемые сведения. Однако время на такую процедуру может потребоваться немало, если возникнут какие-либо проблемы.
Особенности при оформлении дубликата
Ситуации, в которых восстановить трудовую нельзя.
Оформление трудовой книжки через ПФР имеет как свои преимущества, так и недостатки. В целом же, этот способ достаточно простой, не затратный и легкий. Однако, есть некоторые особенности, при которых восстановление данных через ПФР невозможно, например:
- вы несколько раз меняли фамилию или имя;
- вы работали за границей;
- вы являетесь лицом без гражданства либо же работали неофициально;
- ваш работодатель не уплачивал соответствующие отчисления и так далее.
Трудовая книжка нужна человеку для официального трудоустройства. Она содержит основную информацию о человеке как работнике.
Утеря данного документа может привести к неприятным ситуациям, если вам необходимо устроиться на другое место работы.
В статье мы поговорим о том, как в минимальный срок получить дубликат документа различными способами — через МФЦ, Пенсионный фонд, прежнего работодателя и суд, так же помощником в получении может стать портал госуслуг.
Консультация юриста бесплатно
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Как восстановить потерянную трудовую книжку
Как только стало известно о пропаже, владелец документа должен обратиться к своему работодателю, у которого он работал до утери. Там ему требуется написать заявление с просьбой подготовить дубликат трудовой книжки. Образец заявления представлен ниже.
Данное обращение рассматривается отделом кадров в срок не более двух недель. По истечению этого времени работодатель обязан выдать дубликат документа. Вот только в новой книжке не будет пометок о прошлых местах работы сотрудника.
Бывший работодатель оставляет в книжке пометки о том, сколько составляет общий трудовой стаж. Сведений о названиях предприятий не проставляется. Однако владелец трудовой книжки может сам восстановить эти данные. Он берет документ и с ним посещает предыдущие места работы. Уже там, в отделе кадров, ему делают соответствующие отметки.
Существуют альтернативные способы восстановления утерянного документа, если нет возможности обратиться к бывшему работодателю. Рассмотрим такие варианты более подробно.
Восстановление через многофункциональный центр
В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность — паспорт.
Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.
Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.
Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.
Восстановление через Пенсионный фонд России
Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.
Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.
Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.
Восстановление через портал Госуслуг
Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.
Консультация юриста бесплатно
Восстановление через суд
Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.
Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.
Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.
При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.
Сроки восстановления трудовой книжки
Как быстро вы получите дубликат документа, зависит от выбранного вами способа его восстановления. Самый быстрый вариант – обращение к бывшему работодателю. В таком случае, через две недели у вас на руках будет новая трудовая книжка.
Самый долгий вариант – обращение в судебные инстанции. Так, разбирательства могут длиться не один месяц. Нужно дождаться получения ответа с каждого предыдущего места работы. В таком случае, срок восстановления затягивается на неопределенное время.
Стоимость и государственная пошлина
Данная процедура бесплатна вне зависимости от выбранного метода получения дубликата. Этот факт утвержден на законодательном уровне. Единственное, на что может потратиться владелец книжки – это стоимость нового бланка документа.
Однако при судебных разбирательствах придется понести определенные финансовые затраты. Их размер зависит от многих факторов. Сумма судебных издержек рассчитывается индивидуально.
Что делать, если работодатель ликвидирован
Прекращение деятельности предприятия не означает, что запись о рабочем стаже нельзя восстановить. Для выдачи документа у владельца существует еще три способа: через ПФР, через прямое обращение в государственный архив или же в судебном порядке.
В любом случае, если вы ранее официально работали в организации и работодатель исправно делал отчисления в пенсионный фонд, то проблем с выдачей дубликата не возникнет.
Как указывает Трудовой кодекс, при трудоустройстве гражданину необходимо предъявить , в которой перечислены предыдущие места работы, сроки, причины, по которым он был уволен. Потому, если она утеряна, необходимо заняться её восстановлением. Вариантов восстановления трудовой несколько, смотря по тому, кто потерял её – сам работник или же работодатель. Именно та сторона, что потеряла документ, должна будет заниматься его восстановлением. А как это сделать в одном и во втором случае, какие потребуются документы, и как восстановить трудовую книжку .
Можно ли восстановить трудовую книжку волнует многих.
Не стоит ударяться в панику при обнаружении её потери, поскольку, при каких бы обстоятельствах это ни случилось, её восстановление возможно. Мы отдельно разберём процесс в случае, когда книжку потерял сам работник. Тогда гражданину придётся самостоятельно побегать, чтобы восстановить её. И другой вариант – потеря из-за работодателя.
Но сначала отметим ещё один момент – заниматься её восстановлением нужно не всегда. Если гражданин только-только начал свою карьеру, и проработал меньше трёх месяцев, то нет необходимости делать дубликат. Как гласит , вместо этого можно просто оформить новый документ. Иное дело, если рабочий стаж больше – в таком случае будет необходимо именно восстановить трудовую книжку, для чего придётся собрать все необходимые документы и подать заявление работодателю. Подчеркнём: строго запрещается пытаться сделать дубликат самостоятельно, перенося записи из копии старой книжки. Подобные действия не являются законными и могут быть квалифицированы как подделка документов.
И ещё одно замечание – понятие «восстановления», строго говоря, не совсем верно. Правильнее будет говорить о создании дубликата. Восстановлению как таковому трудовая книжка не подлежит, однако её дубликат будет полностью идентичен по функциям, его можно будет предъявить в Пенсионный фонд либо другой надзорный орган, чтобы на его основании произвести расчёт стажа. Потому под восстановлением мы имеем в виду именно создание дубликата.
Помимо обращения к работодателю, иногда требуется обратиться в Пенсионный фонд, Государственный архив, в суд, или заняться самостоятельным сбором документов. Есть и организации, специализирующиеся на этом, в которые можно обратиться. Как правило, новый документ выдаётся в течение 15 дней после того, как гражданин составил заявление.
При утрате работником
Рассмотрим подробнее, как же восстановить трудовую книжку в случае, если она утеряна по вине работника. Начать нужно с написания заявления, образец которого прилагается к статье. Если гражданин безработный, то обращаться он должен по предыдущему месту, на котором осуществлял трудовую деятельность.
Отметим, что стандартная форма заявления не установлена, то есть при оформлении можно отходить от указанного шаблона, а на предприятиях могут иметься и собственные стандарты подобных заявлений. Если в том предприятии, в которое делается обращение, такого стандарта нет, заявление составляется свободно – при этом можно ориентироваться на предложенный образец, или найти в сети другие, в любом случае важно будет отразить в нём следующее:
- Указывается ФИО как подателя заявления, так и получателя (им будет именно руководитель организации, а не глава кадровой службы), название предприятия.
- Сам текст заявления составляется от имени обращающегося.
- Указывается название документа.
- Указывается основание, по которому необходимо выдать – к примеру, утеря, приход в негодность, хищение.
- Обязательно наличие подписи подающего заявление и указание даты.
Если заявитель уже не работает в компании, следует указать контактные данные, по которым можно сообщить о том, что документ оформлен.
Заявление может как составляться от руки, так и набираться на компьютере. Обязательно ставить вручную лишь подпись. Главные критерии – заявление должно быть составлено грамотно и записано разборчиво. в тексте недопустимы.
Если трудовая книжка потеряна самим работником, то он должен будет заняться перед подачей заявления сбором всех необходимых документов, а в тексте указать их. А чтобы впоследствии не возникло никаких недоразумений, при подаче заявления нужно будет оставить какое-либо доказательство, что оно было подано. Какое именно это будет доказательство, определяется тем, каким способом подаётся заявление. Если оно отправляется почтой, то достаточно лишь отправить заказное письмо, если передаётся лично, то нужно взять расписку, что документ получен, если через доверенное лицо – то оно также может взять расписку.
Что касается расходов, то из-за того, что утеря документа произошла по вине работника, расходы по его восстановлению также несёт он. При этом приобретение осуществляется работодателем, после чего израсходованные средства удерживаются из заработной платы работника, либо, если гражданин уже не работает в этой компании, компенсируются им.
При утрате работодателем
Для самого работника это будет проще, поскольку обязанности ложатся главным образом именно на работодателя.
Перечислим основные причины, по которой работодателем может быть утрачена трудовая книжка работника:
- Чрезвычайные ситуации, такие как природные бедствия, пожары и другие.
- Халатность при хранении.
- Умышленная порча или уничтожение.
Как правило, на предприятии собирается комиссия, выясняющая причины утери документа и составляющая акт, в соответствии с которым и выполняется его восстановление. Но если произошла утеря трудовой книжки и работодатель не предпринимает никаких действий, то как восстановить её? Если даже после разговора с работодателем не удалось побудить его действовать, наступает время обратиться либо в трудовую инспекцию, либо в прокуратуру. Следующим шагом будет иск в суд.
Согласно Кодексу об административных нарушениях, отказ восстанавливать трудовую книжку, утерянную или испорченную по вине работодателя, может обернуться для него серьёзными последствиями: это квалифицируется как нарушение трудового законодательства, штраф за которое для юридического лица составляет 30 000 – 50 000 рублей, а для должностного лица 1 000 – 5 000 рублей.
Если же работодатель занялся восстановлением документа, то он делает это за средства компании, а также именно компании надлежит собрать документы и изготовить дубликат в течение пятнадцати дней. При задержке в восстановлении можно взыскать с работодателя ущерб в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.
Перечень необходимых документов
Чтобы восстановить трудовую, потребуются следующие документы:
- с компаниями, в которых ранее работал гражданин.
- Другие трудовые.
- Справки о предыдущих местах работы – либо предоставленные самими компаниями-работодателями, либо государственными органами, располагающими сведениями о них.
На всех бумагах должны быть подписи руководства и печати. Иногда требуются внутренние документы предприятия, такие как зарплатные ведомости и выписки из приказов. Гражданином в качестве доказательства может использоваться также информация со своего счёта, если на него переводилась заработная плата.
С этим вопросом пересекается другой – как восстановить трудовую книжку по ксерокопии. Если эта копия заверена и снабжена печатью, то сделать дубликат будет очень просто – нужно обратиться к работодателю с копией и написать заявление на восстановление, после чего будет сделан дубликат. Сбор каких-либо ещё документов не понадобится. А вот по незаверенной ксерокопии просто сделать дубликат не получится – тогда нужно будет собирать указанные ранее документы. Сама копия же поможет облегчить их поиск.
Восстановление через Пенсионный фонд
Ещё один вариант – восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Во время работы гражданина его предприятие делает в ПФ отчисления, информация о которых записывается в его базы данных. Именно по ней затем можно будет восстановить трудовую.
После ликвидации предприятия
Для восстановления трудовой нужно обратиться на прежнее место работы. Но как восстановить трудовую книжку, если предприятие было ликвидировано. Первым делом следует убедиться, что оно было именно ликвидировано, ведь возможно, что оно было лишь преобразовано и у него есть компания-правопреемник – в этом случае следует обращаться именно туда.
Чтобы восстановить запись в трудовой книжке при , надо обращаться в архив. При закрытии предприятие должно сдать в него документы, а значит, можно будет получить архивную справку о работе на ликвидированном предприятии. Может случиться и такое, что в архиве данных не оказалось – тогда необходимо будет обратиться в суд и найти свидетелей, способных подтвердить, что вы работали на предприятии. Внести данные о работе в дубликат трудовой можно будет лишь по решению суда.
Судебная практика
Разберём несколько примеров из судебной практики. В первом примере гражданка Х. требует создания дубликата трудовой книжки, а также компенсации морального вреда, неиспользованного отпуска и оплаты за . Здесь мы имеем дело сразу из нескольких компонентов – помимо того, что трудовую гражданки, как и остальных работников предприятия (кафе) похитили, работодатель также допускал нарушения её прав. Нас интересует в первую очередь вопрос трудовой – и дело осложняется ещё и тем, что после похищения документа работодателем был оформлен новый, однако не по правилам – в него были внесены лишь сведения о нынешнем месте работы.
Представители предприятия подтвердили часть обвинений, однако отказались признавать другие, акцентируя внимание на том, что гражданка решила восстанавливать документ самостоятельно, а что до отпусков, то они предоставлялись почти в полном объёме (28 дней из полагающихся 30), но подтвердить это невозможно из-за хищения документов. Представители предприятия утверждали, что гражданка не привлекалась к работе в выходные, и что требуемая компенсация морального вреда чересчур велика.
Изучив все обстоятельства дела, суд установил следующее:
- Хотя гражданкой была предоставлена справка из архива о предыдущих местах работы, полноценного дубликата ей выдано не было. Суд обязал сделать это.
- Именно работодателем должно быть доказано, что работнику предоставлялся отпуск либо была , в данном случае этого сделать не удалось. Исходя из этого, судом были проведены расчёты компенсации, полагающейся истцу.
- Также было установлено, что работница привлекалась к работе в выходные, работодателя обязали выплатить компенсацию за это.
- Наконец, суд определил компенсацию морального вреда.
Полную версию вы можете посмотреть здесь:
Разберём ещё один пример. В данном случае гражданин В. обратился с иском о признании факта трудовых отношений, признании права на пенсию и её назначении. По утверждению гражданина, он в течение 17 лет проработал на предприятии ПМК «Курскводстрой», однако его трудовую книжку уничтожил пожар. Сама организация была ликвидирована, из-за чего получить в ней справку невозможно. Представитель Пенсионного фонда, в данном случае выступавшего ответчиком, просила оставить без удовлетворения требования, касавшиеся пенсии, на основании того, что гражданин не обращался за ней в установленном порядке.
При рассмотрении дела было установлено, что гражданин В. имел профсоюзный билет в ПМК и уплачивал членские взносы, свидетели также подтвердили, что гражданин работал в этой организации, как подтвердился и факт пожара в доме истца. Исходя из этого, суд установил наличие между гражданином В. и предприятием. Однако, остальные требования иска – о признании права на пенсию и её назначении – удовлетворены не были. Основанием стало то, что гражданин не обратился за ней в установленном законом порядке и не предоставил необходимые документы. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
Как известно, неприятности зачастую подкрадываются абсолютно незаметно. А именно огромной проблемой можно считать утерю или порчу документов. Если некоторые документы восстановить довольно быстро не составит проблем, то с другими придется серьезно попотеть. При потере паспорта стоит всего лишь пойти в милицию, заявить о потере и подать заявление на выдачу нового документа. А вот что делать, если в списке потерянных документов - трудовая книжка? Этот вопрос и рассмотрим более подробно, а заодно узнаем, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд.
Что такое трудовая книжка?
Трудовой книжкой называют документ, в котором содержатся все сведения о трудовом стаже человека. Согласно этому документу, по достижении пенсионного возраста начисляется ежемесячная пенсия.
В трудовой содержатся следующие сведения:
- личные данные владельца (ФИО);
- дата рождения и сведения о полученном образовании;
- данные о присвоенной специальности (квалификации);
- записи о приеме на работу и увольнении.
Трудовую книжку считают одним из наиболее важных документов, и хранить ее необходимо самым тщательным образом, поскольку ее восстановление - очень трудоемкий процесс. Но что делать, если книжка все же утрачена? Необходимо немедленно узнать, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд.
Вариант 1: трудовая потеряна по вине работодателя
Если трудовая была утрачена по вине работодателя, то для работника никаких проблем это не несет, поскольку все действия по восстановлению книги будет совершать именно работодатель. Ему придется писать запросы в разнообразные инстанции, в том числе архивы. Но это при условии, что книжка была потеряна в результате непредвиденных обстоятельств - пожара, потопа и т. д. О нюансах того, можно ли восстановить трудовую книжку при помощи бывшего руководства и как это сделать, следует проконсультироваться у юристов или у специалистов ПФ.
Иногда встречаются ситуации, когда работодатель не отдает трудовую на руки работнику после увольнения. В этой ситуации лучше начать судебное разбирательство. Кстати, при возникновении подобной ситуации вы всегда можете потребовать у бывшего начальника материальную компенсацию за каждый день задержки. Подобные дела в судебном порядке рассматриваются довольно быстро, и, как показывает практика, в пользу работника.
Вариант 2: книга утеряна по вине владельца
К сожалению, мало кто из людей знаком с тонкостями правовой системы. Поэтому они не знают, как правильно восстановить трудовую книжку. Считайте себя настоящим счастливцем, если потеряли ее в самом начале своего трудового пути. В этом случае восстановить трудовую книжку будет несложно. В статье 65 ТК РФ указывается, что люди, которые устраиваются на работу без трудовой книжки, имеют право написать письменную просьбу на имя работодателя об оформлении новой.
А вот если вы потеряли свой документ, имея в наличии несколько десятков рабочих лет, то это уже проблема, причем немаленькая. Вы имеете право обратиться к последнему работодателю и письменно просить его восстановить трудовую. Кстати, во избежание затягивания этого процесса лучше отправить запрос в письме с уведомлением.
В постановлении Правительства «О трудовых книгах» четко прописано, что работодатель обязуется помочь с получением дубликата книжки в течении 15 календарных дней. При этом в новую книгу будут внесены только те сведения, которые вы сможете подтвердить при помощи документов. А для этого вам придется немного попотеть - обойти все бывшие места работы, потребовать там справки, а в некоторых случаях и посидеть в пыльных архивах.
Почему трудовую обязан восстанавливать работодатель?
Вопрос о том, как восстановить утраченную трудовую книжку, никогда не потеряет актуальности. Многие люди недоумевают, почему при восстановлении трудовой книги необходима помощь бывшего начальника.
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть два ключевых момента:
- Ведение книги и внесение в нее записей - непосредственная задача сотрудников кадровых отделов. Причем эти сотрудники должны обладать определенными навыками и знаниями. А вот неправильная запись может сильно повлиять на вашу дальнейшую жизнь, превратив ее в череду неприятностей. Однако стоит заметить, что иногда ошибаются даже опытные кадровики, и для исправления этих ошибок придется обращаться в суд.
- Заполнение трудовой работодателем защитит его от некоторого произвола работников. Только представьте, какая была бы неразбериха, если бы книжки заполняли сами работники?
На каких основаниях вносятся записи в новую трудовую?
Потеря трудовой книжки может превратить вашу жизнь в сущий кошмар. Ведь придется поднимать документы за все время трудового стажа и переносить их в новый документ. Вполне логично, что все сведения, содержащиеся в трудовой, должны быть официально подтверждены. Основанием для внесения записи будут считаться:
- трудовые договоры и соглашения;
- справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают;
- справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством;
- выписки из приказов, благодарностей и т. д.;
- ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков и т. д.;
- постановление судебных инстанций об установлении стажа.
Как восстановить книжку, если на руках есть ее копия?
Если у вас сохранилась копия трудовой, заверенная бухгалтерией или сотрудниками отдела кадров, то считайте, что вам сильно повезло, и вы родились в рубашке. Заверенная копия трудовой может считаться основанием для выдачи дубликата.
Для этого необходимо прийти к последнему работодателю и письменно попросить восстановить утраченный документ, предоставив ему копию. В этом случае никаких проблем не возникнет, все данные будут аккуратно перенесены в дубликат, а владельцу книги и бывшему начальнику не придется сбивать ноги в поисках справок и выписок из архивов.
Этапы восстановления трудовой
В любом случае при потере или порче книги ее необходимо восстанавливать. Точнее, даже не восстанавливать, а получать дубликат, поскольку восстановить все записи дословно практически невозможно. Однако стоит заранее настроиться на то, что этот процесс весьма трудоемкий и требует большого терпения. Все возникающие проблемы должны решаться на отдельных этапах восстановления:
- Обращение к прежним работодателям с целью получения справки, которая подтвердит рабочий стаж.
- Если организация уже не существует, то необходимо обратиться в архив с просьбой о предоставлении выписки.
- Обращение в местное отделение ПФ РФ. О том, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд, можно узнать непосредственно у специалистов учреждения.
- Судебный иск о признании трудового стажа.
Получение дубликата трудовой через Пенсионный Фонд
Получение дубликата трудовой подразумевает перенесение в нее всех данных о трудовом стаже из предыдущей книги. При этом все записи должны быть документально заверены, то есть каждое рабочее место должно подтверждаться соответствующими документами. Если хотя бы один работодатель не подтвердит факт вашей работы у него, то запись вноситься не будет, и в результате вы потеряете часть своего стажа, а вместе с ним и часть будущей пенсии. О том, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд, при этом сохранить весь стаж, вас проконсультируют специалисты учреждения.
Ценность трудовой заключается как раз в пенсии. То есть именно этот документ служит основанием для дальнейшего оформления пенсионных выплат. И стаж, указанный в трудовой, окажет непосредственное влияние на размер пенсии. Иногда в документ закрадываются ошибки, и запись автоматически становится недействительной. При возникновении этой ситуации стоит обратится в ПФ по месту проживания и попытаться восстановить истину. Но существует один нюанс - вы обязаны представить документ, который подтвердит запись в книжке. Только в этом случае ПФ может исправить ошибку и внести сведения о стаже в общую систему.
Помимо справок с предыдущих рабочих мест и выписок их архивов, в качестве подтверждающей документации могут быть использованы распечатки из банковской карты, на которую поступала зарплата, бухгалтерские ведомости о начислении зарплаты и премий, а также лицевой счет. Восстановление трудовой Пенсионный Фонд значительно упрощает в том случае, когда у человека имеется заверенная копия потерянной книжки.
Ключевые моменты процедуры восстановления через Пенсионный Фонд
Если вы обнаружили, что утратили трудовую книжку, то не спешите паниковать, постарайтесь сохранить самообладание и быстрее обратитесь к сотрудникам ПФ. Там вам подскажут, как поступить далее. Конечно же, восстанавливать трудовую вам придется при помощи последнего работодателя, но лично вам необходимо будет подтвердить свой реальный стаж, а для этого придется пройти «7 кругов ада» и массу бумажной волокиты.
Как правило, все сведения о стаже переносятся в Центральный Архив ПФ, поэтому документ восстановить можно. Правда, стоит упомянуть один нюанс - справку из архива получить очень сложно. Чаще всего в подобных прошениях отказывают. Хотя, в принципе, договориться можно. Но если у вас не выйдет взять справку, то тогда готовьтесь к походам по всем своим работодателям. Если же организация закрыта или ликвидирована, то придется посетить архив.
Секреты ПФ в процедуре получения дубликата трудовой
Мало кто знает, что ПФ предусматривает несколько упрощенную процедуру восстановления книжки. Чтобы подтвердить свой стаж работы, можно обратиться к специалистам ПФ с просьбой о предоставлении выписки об уплате обязательных пенсионных взносов. Такая возможность предусмотрена Постановлением Правительства РФ от 24.04.2012 года «О подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий». Правда и тут придется немного попотеть, поскольку для получения выписки необходимо предоставить документальные подтверждения (копии договоров, лицевой счет, ведомости и зарплате и т. д.). Как правило, эти документы собрать можно.
Но что делать, если документов ликвидированных организаций в архиве нет? В этом случае Пенсионный Фонд допускает подтверждение стажа при помощи свидетельских показаний. От вас потребуется предоставить письменные показания от 2-х и более свидетелей, которые работали с вами в организации и имеют соответствующие записи в трудовых книжках.
Отдельно стоит упомянуть, что подобные показания должны быть соответствующим образом оформлены и заверены при помощи нотариуса. Правда, и тут есть один нюанс - подобная процедура применима только в том случае, когда трудовая была утеряна (испорчена) не по вине самого владельца книжки. Ну и самое главное - после предоставления всех необходимых документов внимательно следите за заполнением дубликата, иначе получите дополнительные проблемы.
Тонкости оформления дубликата трудовой
При получении дубликата утерянной книжки необходимо заполнять ее с полным соблюдением требований законодательства. Во-первых, все записи должны быть полными, то есть не иметь никаких сокращений. Вносить их следует в хронологической последовательности. Кроме того, недопустимы никакие грамматические и пунктуационные ошибки.
Все записи должны быть сделаны ручкой с фиолетовыми или темно-синими чернилами. Печати организаций, поставленные в книжке, должны быть четкими, чтобы можно было различить надписи. Ну и естественно, мы живем в России, поэтому все записи должны быть на русском языке. И самое главное - помните, что трудовая книжка и Пенсионный Фонд неразрывно связаны, поэтому внимательно следите за своими документами, если не желаете проблем при выходе на пенсию.
Перед тем, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, следует ознакомиться со всеми существующими способами. Тогда утеря документа не станет большой проблемой для владельца.
Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим осуществление трудовой деятельности лица. Документ содержит следующую информацию:
- личные данные;
- сведения об образовании;
- сведения о приеме на должность и увольнении.
Считается, что без этого документа не будет пенсии. Это не совсем верно, однако отсутствие ТК может спровоцировать массу проблем. Например, гражданин не может устроиться на новое место работы и т. д.
Документ восстанавливается в следующих случаях:
- Порча. Это могут быть либо механические повреждения, либо неправильное заполнение. ТК с порванными страницами или большим количеством исправлений не примут для рассмотрения.
- Утеря. Документ всегда находится у работодателя или у владельца. Потерять ТК могут оба, при этом виновнику придется ее восстанавливать.
Если ТК пропала или была испорчена по вине нанимателя, работнику необходимо написать заявление о ее восстановлении. Всем остальным должен заниматься виновник. Другое дело, когда ее потерял владелец. Ему придется отправляться по адресу, где располагалась соответствующая организация, и договариваться с бывшим работодателем о предоставлении необходимых сведений.
Следует учитывать количество работодателей. Чем больше записей в ТК, тем сложнее их восстановить.
Как восстановить
Однако в госархиве хранятся ТК, которые работодатели отправляют туда в случае банкротства или реорганизации компании. Достаточно выяснить адрес архивного учреждения и направить туда запрос. Поэтому зная, где находится архив трудовых книжек, можно поискать свой документ там.
Но большинство сотрудников выбирают восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд, так как именно эта организация владеет полной информацией о трудовой деятельности граждан РФ. Для того чтобы восстановить данные, необходимо:
- Определить того, по чьей вине произошла утеря документа. Без виновника неясно, кто обязан восстанавливать утерянную ТК.
- Поискать копии документа или выписки из него. Если у владельца будут на руках какие-то дополнительные бумаги, подтверждающие записи в трудовой книжке, это значительно упростит дело.
- Собрать документы. Потребуются трудовые договоры, приказы и т. д.
- Обращение в ПФР. Все сведения о трудоустройстве находятся в специализированных базах. На основании заявления гражданина сотрудники Пенсионного фонда обязаны предоставить соответствующие выписки.
- Обращение к работодателю. Он обязан внести в ТК записи на основании полученных данных.
Физическое лицо не имеет права заполнять документ или его дубликат. Трудовая книжка будет признана недействительной, а владелец понесет административную ответственность.
Получение по упрощенной форме
Иногда владельцы ТК спрашивают, можно ли восстановить документ какими-то альтернативными способами. Да, причем это можно сделать через Пенсионный фонд России. Заявителю необходимо лишь заказать выписку об уплате страховых взносов. Также потребуются следующие документы:
- СНИЛС;
- трудовые соглашения;
- справка о доходах;
- ведомости по начислению зарплаты.
Так восстанавливают ТК очень многие, так как выписка выдается в течение 10 дней. К тому же, ПФ не имеет право отказать заявителю в ее предоставлении согласно ПП №1015.
Заявление
Если утеря трудовой книжки была осуществлена работодателем, то владельцу нужно составить заявление. Документ потребуется и для того, чтобы оформить дубликат, если утеря произошла по вине работника. При этом нужно соблюдать такие правила:
- сначала указываются свои данные и сведения о нанимателе;
- название документа;
- просьба о предоставление дубликата ТК;
- список документов, прилагаемых к заявлению;
- дата и подпись.
Заявление, как правило, составляется в свободной форме. Но на предприятии может быть разработана специальная форма документа, о чем обязательно нужно узнать перед составлением. Справка: заявление составляется исключительно на имя работодателя, а не на имя сотрудника отдела кадров .
Оформление дубликата
После рассмотрения заявления работодателем он обязан издать соответствующий приказ. С этим документом должны быть ознакомлены все работники организации. Дубликат должен быть оформлен и выдан не позднее 15 дней с момент подачи заявления.
ТК должна оформляться согласно Постановлению Минтруда Российской Федерации №69:
- На титульном листе обязательно ставиться надпись «Дубликат».
- Далее вносятся сведения о владельце. Здесь все оформляется точно так же, как и в оригинале
- Затем на основании имеющихся документов или копии трудовой книжки работодатель указывает информацию о работе. Указывается общий стаж подчиненного и данные всех его работодателей.
Разница между оригиналом ТК и дубликатом очень незначительная, поэтому при заполнении никаких проблем возникнуть не должно. Тем не менее, существуют определенные рекомендации по заполнению:
- все сведения, которые вносятся в документ, должны быть подтверждены документально;
- ТК заполняется на официальном государственном языке;
- важно соблюдать хронологический порядок записей;
- нельзя допускать ошибок, описаний и т. д.
Документ заполняется чернилами темного цвета, а все записи заверяются соответствующими штампами.
Копия ТК
Для того чтобы не иметь проблем с восстановлением ТК, необходимо заранее сделать ее копию. Это делается двумя способами:
- На копии документа (на всех страницах) ставится соответствующая отметка о том, что копия верна. Затем указывается дата, подпись уполномоченного лица и т. д.
- Копии листов прошиваются, а на месте сшивания приклеивается чистый лист. На нем указывается количество страниц, отметка о достоверности копии и другие реквизиты.
В случае, когда копия изготавливается по месту работы, на последней странице работодатель ставит запись о том, что лицо работает у него в настоящее время. Запись подтверждается его личной подписью и печатью организации.
Важно проследить, чтобы вся информация была читаема, иначе документ будет признан недействительным. Ксерокопии следует делать со всех листов, включая титульный лист и вкладыш. Нотариально заверять копию ТК не нужно.
Зная о том, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, можно не переживать из-за утери бумаги. Найти сведения о трудовой деятельности просто, а если в ПФ нет каких-то данных, то следует обратиться в архив. Возможно, на это потребуется немного больше времени, но восстановить документ получиться.
